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Los regímenes ¿cuándo debe recibirlas el trabajador?

¿Tiene el trabajador derecho a recibir siempre y en todo momento dietas? ¿Con cualquier movimiento? ¿Por cuál importe? ¿Cotizan los regímenes? ¿Y tributan?

¿Qué son las dietas?

Las dietas son aquellas cantidades que debe pagar la empresa al trabajador en el momento en que este tiene que realizar su trabajo fuera de su centro frecuente de trabajo y tiene que moverse o viajar para trabajar.

En estos viajes se producen una serie de gastos (comidas, transporte, hosting…) que son gastos de la actividad empresarial y tienen que correr a cargo de la compañía y no del trabajador, por lo que la empresa se ve obligada a abonar esos costos, que en ocasiones ya vienen estipulados, estableciendo el importe de esas dietas.

Los regímenes no son una parte del salario, en tanto que no retribuyen el trabajo realizado, si no que compensan los gastos que se producen al trabajar fuera del lugar habitual.

¿Cuándo se tiene derecho a cobrar una dieta?

Se tiene derecho a la dieta solocuando de esta manera lo establece el Convenio Colectivo o la normativa interna de la compañía, con lo que, aún habiendo efectuado el trabajo fuera del centro frecuente, no en todos los casos se tiene derecho a la dieta. Lo primero que se tiene que ver para comprender si se tiene derecho es el Convenio Colectivo, para poder ver si vienen reguladas los regímenes y en su caso en el momento en que establece que se está en su derecho a cobrarlas.

Normalmente, para devengar los regímenes es necesario que se realice un trabajo fuera del centro de trabajo frecuente. Este movimiento tiene que ser temporal, y no se tiene derecho en caso de una movilidad geográfica determinante, o cuando se es enviado a trabajar permanentemente al centro de trabajo de un cliente.

Géneros de dietas

Normalmente los regímenes se dividen en 4 tipos:

  • Dieta: que compensa los costos de comida, cena y alojamiento y desayuno. En algunas oportunidades y dependiendo del Convenio Colectivo, los costos de hosting no están incluidos.
  • Media dieta: compensa los costos cuando se debe llevar a cabo o bien la comida o la cena fuera del centro frecuente de trabajo. Aunque se llame media dieta no en todos los casos la cuantía es la mitad de la dieta completa
  • Gastos de estancia/alojamiento: en ocasiones estos gastos de pernoctación fuera del residencia no están en la dieta completa, y vienen establecidos de manera separada, puesto que no siempre y cuando se come y cena fuera se duerme en un lugar diferente del domicilio habitual.
  • Costos de transporte: cuando se viaja en transporte público la empresa debe pagar los costos de los billetes. Pero cuando el movimiento se realiza con el vehículo privado del trabajador la empresa debe pagar una cuantía que compensa no solamente los costos de gasolina, sino asimismo el desgaste del coche, tal como correr con los gastos de probables peajes y parking.

¿A cuánto de cobra la dieta? Ejemplos de Convenios Colectivos

Dependerá de lo que establezca el Convenio Colectivo. Además probablemente halla compañías que de manera facultativa o por normativa interna mejoren estas cuantías. Las cantidades tienen la posibilidad de ser muy cambiantes, dependiendo del Convenio, puede oscilar entre 8 y 25 euros la media dieta, y entre 33 y 90 euros la dieta entera. Igualmente los gastos de kilometraje normalmente se abonan a 0,19 el quilómetro pero en ocasiones se ven aumentados a 0,30 céntimos.

Ciertos Convenios además hacen variar las cuantías dependiendo del número de días apartados. Otros incluso establecen aun los tipos de billetes u hoteles que hay que pagar al trabajador en los desplazamientos.

Observemos ciertos ejemplos de de qué manera se regulan las dietas en ciertos Convenios Colectivos :

  • Convenio Colectivo del Comercio del Metal de Madrid (pdf) : la dieta completa se paga a 45,445 euros al día y 11,17 la media dieta. Los días de salida y llegada del desplazamiento se disminuye la cuantía a la mitad, a menos que deba realizar ámbas comidas fuera del residencia. Si los gastos son superiores a los regímenes pagadas, deberá ser pagada la diferencia por la compañía después de que se justifique el gasto por el trabajador. La compañía tiene que adelantar un 25% de incremento de la cuantía de la dieta, que deberá ser justificado o devuelto por el trabajador.
  • Convenio Colectivo de la Industria del Metal de Madrid (pdf): se pagan los regímenes a razón de 46,12 si el desplazamiento dura un máximo de 7 días, a razón de 39,91 si dura mucho más de 7 días. La media dieta va a ser de 9,45 euros para en el momento en que se tenga que realizar la comida fuera del hogar o sitio de trabajo habitual. El día de llegada se disminuye a la mitad la dieta si se pernocta en el residencia. Los costos de transporte corren a cargo de la compañía, en clase turista cuando se viaje en avión, barco o tren. En caso de que los gastos sean superiores a las dietas, la compañía deberá pagar la diferencia, anterior justificación. No se tiene derecho a la dieta si se trabaja en un centro de trabajo de la compañía, aunque sea en un centro que no es el frecuente, si es donde radica el trabajador. Si el desplazamiento dura más de 3 meses se puede reducir un tercio la cuantía de la dieta.
  • Convenio Colectivo del Transporte de Viajeros por Carretera de La capital española (pdf)  : Varian en dependencia de si se incluye o no pernoctación y es dependiente asimismo de si el trabajo se efectúa en España, Portugal o Andorra; o se si va a otro país. Vienen indicadas en los Anexos I y II, señalando la dieta correspondiente a cada caso.
  • Convenio Colectivo de Logística y Paquetería y Ocupaciones Anexas al Transporte de Mercancías de La capital española (pdf): El artículo 30 establece en el momento en que se tienen derecho, y los regímenes ascenderán a 11.38 euros si es en España, 44,61 si es en Portugal, y 83.28 si es en otro país.

Otras preguntas frecuentes sobre los regímenes de desplazamiento

¿Y si mi Convenio no indica que estoy en mi derecho a dietas?

En el caso de que ni el Convenio ni la normativa de la empresa establezcan el derecho a dietas, la compañía va a tener simplemente que abonar todos los gastos que implique el desplazamiento. Puede dar al trabajador un dinero para esos costos, que más tarde deberá justificar y devolver el sobrante, o a veces el trabajador adelanta los costos, que luego le son devueltos al dar los justificantes.

¿Es exactamente lo mismo la dieta que el agregado transporte y los ticket comida?

No es lo mismo cobrar dietas que cobrar el plus transporte y tickets comida/tiques lugar de comidas. Las dietas se reciben cuando se sale a trabajar fuera del centro de trabajo frecuente y se reciben para compensar esos costos que no se tienen normalmente en el momento en que se trabaja en el puesto de trabajo frecuente.

El plus transporte y los ticket comida son unas proporciones que se reciben por acudir a su puesto habitual, el primero compensa el gasto que supone acudir al puesto habitual de trabajo y los segundos, son un salario en especie , que sirve para compensar el hecho de tener que comer en el trabajo en vez de en el hogar.

¿Los regímenes tributan?

Las dietas, al no ser consideradas salario, tienen un trato particular en relación a su tributación. Las dietas que se paguen para los gastos de transporte van a estar excluidos de IRPF en su totalidad cuando se realice el desplazamiento en transporte público, siempre y cuando se aporte la factura correspondiente. Si el desplazamiento se efectúa en vehículo privado, estará excluido siempre y cuando se pague el desplazamiento a 0,19 el kilómetro. Si se abona a una cuantía superior, la cuantía que exceda los 0,19 sí tributará. Los costos de peaje y estacionamiento van a estar también exentos siempre que se justifiquen con facturas.

Las dietas para la manutención y hosting, van a estar excluidos de tributar siempre y cuando sean inferiores a 53,34 euros diarios si el movimiento es dentro de España, y a 91,35 si son en el extranjero. Va a ser preciso que se haya pernoctado en un concejo distinto al del trabajo habitual o al de residencia.

En la situacion de dietas sin pernocta, va a estar excluido con los límites de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero. Lo que exceda, tributará. Si la empresa abona directamente los gastos, en lugar de pagar dietas, van a estar excluidos, siempre y cuando se justifiquen con las que corresponden facturas.

¿Los regímenes cotizan?

Como en el caso de la tributación, las dietas tampoco cotizan como regla establecida, salvo que superen los mismos límites que hay para la tributación. Por lo que la una parte de la dieta que tribute, también cotizará.

¿Tienen que venir las dietas reflejadas en la nómina?

Sí. Aunque las dietas no sean un concepto salarial, en tanto que no remunera el trabajo si no que compensa los gastos de viajar, tienen que venir indicadas en la nómina. En la situacion de no venir indicado va a ser mejor no firmar la nómina o firmarla poniendo antes “no de acuerdo”.

Si la compañía paga los regímenes en negro  es conveniente accionar como en el momento en que se paga el salario en B e entrar ese dinero en la cuenta del banco señalando como término en el ingreso “dietas del mes” para poder dejar constancia que se cobran. De esta manera se va a poder demostrar que se cobraban con anterioridad, si luego la empresa deja de abonarlas.

¿Qué hacer si mi empresa no me paga las dietas?

Si la empresa no paga las dietas se pueden reclamar como se demanda el salario  . Será preciso guardar pruebas de los desplazamientos, pruebas de los costos, de que se ha trabajado fuera del centro de trabajo… Dichas dietas se tienen que reclamar detallando día a día, e señalando si se tiene derecho a media dieta o a la dieta entera. El período para reclamar es de 1 año.

Mi compañía oculta mi salario como si fueran dietas, ¿qué hago?

Como vimos los regímenes están exentas de tributar y cotizar hasta algunos límites, con lo que hay empresas que intentan esconder una parte del salario indicando que son dietas, para abonar menos a Hacienda y Seguridad Social. Pero este estafa perjudica al trabajar al no estar cotizando por el salario real.

En estos casos es recomendable no firmar las nóminas o firmarlas poniendo “no acorde” y se puede enseñar una demanda a la Inspección de Trabajo para que se ajusten las cotizaciones. La empresa tendrá que justificar el motivo de los regímenes, los días a los que se corresponden, los desplazamientos del trabajador. Si no lo realiza podrá ser sancionada, debiendo abonar una multa, las cotizaciones y un recargo en las cotizaciones. Además Hacienda, realiza inspecciones para controlar el pago de las dietas.

¿Puede la empresa bajar el importe de los regímenes unilateralmente?

No, la empresa debe abonar siempre y en todo momento la cuantía mínima que indiquen los Convenios Colectivos, y logrando pagar menos solo en ocasiones puntuales y por el trámite legalmente establecido, si hay fundamentos económicos que lo justifiquen.

Si la compañía está pagando las dietas por un importe mayor al indicado en el Convenio Colectivo, tampoco puede rebajar la cuantía de forma unilateral sin llevar cabo una modificación sustancial de las condiciones de trabajo , siempre y cuando haya causas objetivas para lograr hacerlo. El hecho que sea una optimización no justifica que se pueda sacar sin más.

¿Tengo que justificar los desplazamientos/costos que hago al cobrar la dieta?

Como norma general el trabajador solo debe justificar los gastos al cobrar una dieta si de este modo lo existe el Convenio Colectivo, si bien si se puede justificar, siempre y en todo momento será mejor.

En el caso de no recibir una dieta, si no que la compañía asume los gastos que se hayan ido realizando, entonces el trabajador sí que tendrá que justificar esos costos aportando facturas y recibos.