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De qué manera y dónde se pueden compulsar documentos

Solicitar una beca para tus estudios, apuntarte a una oposición o solicitar la nacionalidad son gestiones para las que es requisito compulsar documentos.

En el presente artículo hallarás información sobre dónde y de qué forma compulsar un documento.

¿Qué es compulsar un archivo?

Compulsar un documento significa dar validez a la fotocopia de un documento original. Para esto,se examinará la fotocopia comparándola con el archivo original para comprobar que es idéntica y que no ha sufrido ninguna manipulación. Si todo coincide, compulsará la fotocopia a través de un sello u otra distinción que acredite su validez.

La compulsa de documentos es un trámite habitual en gestiones con la Administración Pública, tales como inscripciones en pruebas, oposiciones, registros, solicitud de becas, pedir la nacionalidad, etcétera.

Dónde y cómo compulsar documentos

Todo es dependiente de para qué trámite precisemos la copia compulsada.

A) Trámites frente a las gestiones públicas

Cuando se le pide al ciudadano presentar en la Administración documentos compulsados o cotejados de documentos originales, las oficinas de registro del órgano administrativo en concreto, tienen obligación de efectuar el cotejo y compulsa del documento y a devolverle de forma inmediata los documentos originales.

El ciudadano presenta el original y fotocopia. Y la oficina de registro efectuará el cotejo de los dos, verificando la identidad de sus contenidos. Después devolverá el archivo original al ciudadano y unirá la copia (diligenciada con un sello o acreditación de compulsa) a la petición, escrito o comunicación para su envío. El sello de la copia compulsada expresará la fecha en que se ha realizado, tal como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.

Vamos a ver varios ejemplos:

Si la tramitación la hace en los centros de la Seguridad Popular (INSS), mostrará al funcionario el libro original y el propio funcionario, en la petición va a hacer una diligencia de compulsa acreditando que la copia coincide con el original. Si la solicitud de pensión se efectúa por poner un ejemplo, desde el extranjero, el ciudadano acudirá al Consulado para enviar la documentación a través del Registro y el funcionario del Consulado verificará que original y copia del libro de familia coinciden, compulsando el documento para ser enviado a través del registro.

Cuando una administración o un ente público (Seguridad Social, SEPE, Agencia Tributaria, Ayuntamiento, Red social Autónoma, Facultad, etc) le solicita que aporte el original de un archivo, es el Registro de esa administración el que verifica que original y fotocopia coinciden y compulsa la fotocopia.

B) En el momento en que el trámite es frente a una entidad o institución privada

Posiblemente quien nos exija una copia compulsada no sea una administración pública, sino más bien una entidad privada. Por poner un ejemplo, una compañía nos irá a contratar y quiere tener una certificación del título académico.

Una alternativa es que sea el organismo que ha emitido el documento original el que compulse las copias del mismo. Por servirnos de un ejemplo, si una facultad emite un título académico o un certificado de estudios, ella misma puede compulsarnos una copia del archivo original, que será la que entreguemos cuando nos lo solicite una empresa, en el ejemplo que estamos siguiendo.

Otra alternativa es presentar frente la compañía el título universitario original y la fotocopia, a fin de que sea la propia compañía la que haga la compulsa tras verificar que son idénticos.

Documentación que se requiere para compulsar un archivo

Para compulsar un archivo va a ser preciso lo siguiente:

  • Disponer de una fotocopia de calidad del documento original. La fotocopia puede llevarse lista o solicitar que se realice en el organismo que hace la compulsa. Varios organismos eligen efectuar ellos mismos la fotocopia del original para evitar manipulaciones.
  • Documento de identificación de la persona que solicita la compulsa (DNI, NIE, Pasaporte, etc) .
  • A veces, el pago de las tasas correspondientes por compulsa.

 

Diferencias entre una fotocopia compulsada y  una “copia genuina”

Es común confundir un archivo compulsado con una copia auténtica, pero existen diferencias muy importantes:

  • Una copia genuina sí que garantiza la vericidad del archivo original.
  • Las copias genuinas tienen exactamente la misma validez que los documentos originales, con lo que tenemos la posibilidad de emplearlas como si se tratara de ellos.
  • Estas copias se solicitan siempre y en todo momento al organismo que emitió el documento oficial.

Hasta hace menos de 1 año, para ciertos trámites era necesario autentificar o compulsar documentos al trasladarse entre países de la Unión Europea. En junio de 2016, el Parlamento Europeo aprobó un reglamento con el objetivo de reducir costos y trámites a quienes deban enseñar documentos oficiales en otro país de la UE. Así mismo, un archivo público (certificado de nacimiento, matrimonio, etcétera) emitido en España debe ser aceptado como genuino en otro país de la UE.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre del Trámite Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que entró en vigor en el mes de octubre de 2016, trata de terminar a todas y cada una de las demandas de fotocopias compulsadas en las gestiones públicas. A través del término de copia genuina, regulado en el art. 27 y 28, se libera al ciudadano de la obligación de enseñar documentos que hayan sido elaborados por otras gestiones públicas, siempre y cuando el propio ciudadano no se haya negado a que se compartan y recaben estos documentos o ya los haya entregado de antemano.

El Código Seguro de Verificación (CSV) reemplaza a la compulsa

Hoy en día ahora hay varios documentos oficiales electrónicos y la finalidad de la ley 39/2015 su total implantación. Entre los mecanismos usados es el llamado Código Seguro de Verificación (CSV), un sistema que incluye en la parte de abajo del documento, o en un lateral, un código compuesto por números y letras. Con ese código, se puede acceder a el sitio web del organismo que lo emitió (por poner un ejemplo el SEPE, la Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc) y tras ingresar el código en un formulario, se verifica online si el archivo que se ha entregado es igual que el original.

En estos casos no hace falta copia compulsada, puesto que a través de Internet y desde la web oficial del emisor, se puede contrastar la autenticidad del archivo.  Si quiere saber más sobre esta alternativa, consulten nuestro producto > El Código Seguro de Verificación (CSV), donde va a poder ver varios ejemplos reales.

Ciertas preguntas más habituales sobre la compulsa de documentos

 

De qué forma compulsar documentos de manera gratuita

Habitualmente la compulsa de documentos es gratis cuando se presenta original y fotocopia ante el organismo que va a tramitar la solicitud del ciudadano.  Por poner un ejemplo, si se marcha a solicitar un subsidio por desempleo frente al SEPE, o una pensión ante la  Seguridad Social,  bastará con enseñar el documento original (por ejemplo el libro de familia) y el propio funcionario compulsará la fotocopia sin costo alguno.

Algunos ayuntamientos compulsan de forma gratuita los documentos en el momento en que se muestra el original y la copia a compulsar no solo para solicitudes del propio municipio, sino para otras gestiones, siempre y cuando se envíen mediante las propias áreas de trabajo de registro del ayuntamiento.

La compulsa de documentos en un Ayuntamiento

Varios ayuntamientos están poniendo limitaciones a la compulsa de documentos en el momento en que no van destinados a gestiones propias de dicho municipio o es para otras instituciones, pero no se presenta a través del registro municipal. En estas situaciones se advierte que el ayuntamiento no emitirá la compulsa, que va a deber realizarse en el organismo oficial que emitió el documento o frente a un notario. Por eso es importante informarse antes en todos y cada concejo sobre si su municipio realiza o no la compulsa general de documentos.

La compulsa de documentos frente a un Notario

Todas las Apreciarías pueden compulsar documentos. Es lo que se denomina “dar testimonio” de que la fotocopia coincide con el original.  Este trámite tiene coste, un honorario que está regulado por ley, y es exactamente el mismo en toda España.

De qué forma se compulsa un título universitario

Hay tres maneras de compulsar un título académico universitario:

  1. A través de una copia compulsada que emita la Secretaría de la misma Facultad que expidió el título.  Habrá que abonar las tasas correspondientes.
  2. Compulsa a través de una Notaría.   Habrá que arrimarse a un Notario con el título original y la fotocopia, a fin de que de testimonio de que la copia es idéntica al original. Asimismo supone el pago de las tasas.
  3. Por medio de registros públicos de la Administración del Estado, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, etcétera.  Cuando se envía una solicitud a una administración pública desde otra administración, se pueden presentar auténticos y copias en el Registro para su compulsa.

En el caso de títulos académicos en el extranjeros, el trámite de convalidación se hace a través del Ministerio de Educación.  La compulsa es simplemente la acreditación de que la copia coincide con el original, al tiempo que la convalidación busca la equivalencia legal entre el título extranjero y las titulaciones españolas. Toda la información está disponible en la web del Ministerio.

Compulsar documentos en los Consulados Españoles en el extranjero

Aunque el trámite es afín, hay que consultar en cada Consulado las reglas que ha predeterminado para la tramitación.  Tienen la posibilidad de verse múltiples ejemplos en el Consultado español en Londres, Bruselas, Bogotá, etcétera.  En todos el trámite es similar: identificación del solicitante, presentación del archivo original, pago de tasas y obtenida en uno o múltiples días de la copia compulsada.

 

Cómo enviar un escrito formal a la Administración